Примеры рекламных текстов

Коста: IT на службе кондитерского бизнеса

Торговый Дом «КОСТА» — успешно развивающаяся компания. На российском кондитерском рынке она представлена уже 11 лет, и все эти годы вектор ее развития определяется появлением современных технологий торговли и новых условий ведения бизнеса с учетом потребительских пристрастий россиян.

Сегодня компания имеет свой бренд — «Польские сладости», составленный из наиболее качественных и востребованных кондитерских изделий, а также продвигает европейскую кондитерскую продукцию. Стремление быть лидером, всегда опережать хотя бы на шаг конкурентов предполагает наличие соответствующей организационной, кадровой и технологической базы.

В ситуации, когда старые технологии стали тормозить развитие фирмы, определяющую роль в принятии решения о необходимости перевода компании на новую систему управления сыграл ее генеральный директор Борис Кот: «Значение информационных технологий как основного и важнейшего инструмента ведения бизнеса мы в полной мере осознали в 2005 году, когда наша компания выросла до определенного уровня по объемам продаж, клиентской базе, ассортименту, качеству обслуживания, но обеспечивать соответствующий статус, увидеть перспективы и двигаться дальше оказалось трудно из-за отсутствия адекватной информационно-технической поддержки. В такой ситуации я принял волевое решение о переводе работы всего ТД „КОСТА“ на современную корпоративную систему, с помощью которой можно было бы выстраивать и существующие, и перспективные задачи. Сегодня все наши пользователи без усилий работают в своих разделах Microsoft Dynamics NAV 4.0 и получают всю отчетность в соответствии со своим статусом. Руководителям предоставляются удобные сводные контрольные формы с обобщенной информацией по компании, каждый пункт которой можно раскрыть и посмотреть детально. Доступ к базе Microsoft Dynamics NAV 4.0 выполняется как из удаленных офисов, так и с мобильного ноутбука руководителя. Любую необходимую информацию мы теперь получаем оперативно, фактически сразу, и промежуток времени от идентификации проблемы до принятия обоснованного решения существенно сокращен».

«Автоматизация на устаревшей со временем технологической базе стала осложнять деятельность всей компании, — говорит Тенгиз Куправа, директор по IТ. — В старой системе можно было исправно готовить документы на поступление и отгрузку товара, печатать необходимые торговые бумажные документы. Но наши бизнес-подразделения не имели возможности получать необходимые данные для принятия гибких, целесообразных решений — всякая новая задача нередко оборачивалась сложно разрешимой проблемой, и с трудом могла быть реализована программно без ущерба. Поэтому работа нашего IТ-подразделения стала крайне неэффективной: приходилось производить ежедневные выгрузки и корректировки данных в разных системах, а внедрение новой задачи и всякое изменение одной программы болезненно отражалось на смежных. Все это было неинтересно, неэффективно и создавало в компании напряженность».

Внедрение новой системы потребовало серьезных усилий, кропотливой работы и существенных финансовых затрат. В работу были вовлечены все заинтересованные стороны — генеральный директор и бизнес-руководство компании, менеджеры, участники команды проекта.

Исследование бизнес-процессов компании (интервьюирование, диаграммы последовательности), документирование, анализ и корректировка; составление функциональных требований к новой системе были выполнены собственными силами в течение полугода.

Новая корпоративная система должна была отвечать бы всем существующим требованиям по организации торговой деятельности и способствовать стабильному росту компании. В первую очередь, это — сведение к минимуму объема ручных операций, отход от вынужденного повторного ввода данных с целью сокращения времени на поиск и доставку информации и сведения к минимуму количества возможных ошибок. Важно было обеспечить прозрачность финансово‑хозяйственной деятельности предприятия; наличие мощного инструмента аналитических отчетов, а также инструментария для ведения всех участков деятельности; возможность интеграции с другими используемыми приложениями. Учитывались возможности обучения и дальнейшей работы пользователей. Серьезными факторами для выбора подходящей системы и подрядчика были существующие внедрения, цена продукта и совокупная стоимость проекта. Вариантов было несколько. В итоге по всем параметрам предпочтение было отдано системе Microsoft Dynamics NAV, 4.0, а партнером по внедрению стала московская компания «Практика бизнеса».

На реализацию проекта ушло 9 месяцев (без учета обследования и составления технического задания). Внедрение прошло без нарушения привычного функционирования компании. Предварительно все пользователи прошли 2-3 этапа обучения. Продолжается оно и по настоящее время.

Обобщенный перечень работ по внедрению Microsoft Dynamics NAV: составление технического задания применительно к выбранной системе Microsoft Dynamics NAV; заключение договора с подрядчиком и подготовка проектных документов — «Устава», «Дизайн-проекта» со сметой, «Календарного плана работ»; закупка лицензий и программного обеспечения Microsoft Dynamics NAV; закупка оборудования и ПО сервера, лицензий, в том числе на терминальный доступ; непосредственно доработка, программирование, тестирование и настройка системы — наиболее трудоемкая стадия проекта; она выполнялась для всех дорабатываемых модулей системы; комплексное тестирование на тестовых данных; поэтапное обучение пользователей и подготовка документации для пользователей; подготовка процедур переноса учетных данных из других систем; непосредственно перенос начальных данных и запуск системы в эксплуатацию; начальное сопровождение системы, закрытие проекта.

В ходе проекта были решены следующие бизнес-задачи: продажи, закупки, ценообразование, финансовый учет. С помощью Microsoft Dynamics NAV 4.0 также реализованы: складской учет, отслеживание сроков годности поставляемой продукции, учет сертификатов, работа с клиентами по формированию заявок на закупку и контроль над их выполнением.

Интеграция прежней бухгалтерской системы с Microsoft Dynamics NAV потребовала включения в обе программы модулей обмена — МОДа и ХМL-DEM производства компании «Практика Бизнеса», сотрудники которой выполняли проект. Теперь все первичные данные заносятся в Microsoft Dynamics NAV 4.0, откуда информация, касающаяся торговых и финансовых операций, передается с помощью XML-файлов в бухгалтерскую систему.

Особое внимание было уделено физическим параметрам сервера для приложения Microsoft Dynamics NAV, дисковый массив которого представляет SCSI RAID-10 с резервированием, закупке лицензий на Windows 2003 Server и на терминальный сервер. Одним из самых сложных процессов оказался ввод в Microsoft Dynamics NAV 4.0 начальных данных.

«Все эти данные были распределены по множеству разрозненных систем. Нам предстояло всю информацию экспортировать в Microsoft Dynamics NAV 4.0, обеспечив при этом связь с бухгалтерской программой, — рассказывает Сергей Хохряков, директор по проектам компании „Практика бизнеса“. — Нам предстояло идентифицировать все товары, присвоить им уникальные коды, ввести начальные остатки. Требовался и перенос информации о клиентах, договорах, поставщиках, прайс-листах, предоставляемых скидках, сертификатах и т. д. Мы постарались максимально автоматизировать процесс, однако некоторые операции пришлось выполнять вручную».

Определенные сложности были связаны с особенностями российского бизнеса и налогового учета. К примеру, изначально в Microsoft Dynamics NAV 4.0 запасы товара на складах отслеживаются без учета НДС. В ходе проекта в систему была добавлена возможность отслеживания запасов с необходимыми налогами.

Основной результат внедрения — перевод работы компании на современную, технологическую платформу, соответствующую стандартам MRP II (Material Resource Planning), на основе которой можно автоматизировать работу большинства подразделений компании.

Сегодня у руководства компании появилась возможность более мобильного управления и принятия решений. Внедрение Microsoft Dynamics NAV 4.0 позволяет достигать максимальной эффективности в работе руководителей отделов и менеджеров благодаря новым современным возможностям: единству торгово-производственных и финансовых учетных данных; быстрому доступу к оперативной и сводной контрольной информации, хранящейся в единой базе данных; сокращению времени на обработку заказов, торговых и складских операций; возможности вести углубленную аналитику и отчетность с целью последующего принятия решений.

По словам Тенгиза Куправы, «работа в Microsoft Dynamics NAV 4.0 потребовала от пользователя знакомства с новыми подходами к подготовке и учету документов, анализу учтенной информации. Но в итоге это только облегчило работу пользователей, поскольку позволило реализовать множество ежедневно возникающих в торговой деятельности вариантов решений. Новая система позволяет без задержек и напряжений проводить ежедневные торговые операции, отслеживать движение товаров, получать всю необходимую информацию о торговой и финансовой деятельности. В то же время она является основой для последующей автоматизации других процессов. Сейчас происходит наращивание возможностей системы, в частности, разработка модуля планирования закупок. На проект затрачено немало денег, кроме того, текущие работы также требуют очередных финансовых вложений. Однако руководство компании идет на все эти затраты, поскольку для компании эти вложения в инфраструктуру неизбежны».

Сейчас уже ведутся работы по внедрению модулей планирования продаж и закупок. В дальнейших планах компании — развитие функционала системы с целью максимального использования аналитических возможностей Microsoft Dynamics NAV 4.0, а также внедрение модуля CRM, позволяющего отслеживать взаимоотношения с клиентами и эффективность проводимых маркетинговых акций. Также для удобства оформления клиентских заказов планируется интегрировать систему с терминалами заказа в розничном торговом зале.